Jag har ett tidigare inlägg skrivit lite om projekt som arbetsform. Jag fortsätter här i ”projektandan” och skriver om ett verktyg att använda inför man sjösätter ett projekt, den så kallade DICE-kalkylen. Kalkylen växte fram efter att forskare funnit faktorer i projektets början som hade en stark korrelation till det slutgiltiga resultatet. Efter att studerat över 225 förändringsprojekt kom forskarna fram till att man med hjälp av en kalkyl kan få fram om ett projekt skulle bli lyckat eller inte.

DICE-kalkylen byggs upp av fyra bestämningsfaktorer:

1. Duration (D) betyder varaktighet och handlar om tiden tills projektet är planeras vara klar eller tidsspannet mellan milstolpar.
2. Integrity (I) översätts här till integritet och handlar om arbetsgruppens förmåga att slutföra projektet i tid, som i sig är beroende av medarbetarnas färdigheter.
3. Commitment (C) handlar om engagemang och delas upp i C1 och C2. C1 handlar om ledares engagemang och C2 om medarbetarnas engagemang till projektet.
4. Effort (E) betyder ansträngning och handlar om hur mycket extra arbete utöver det vanliga arbetet medarbetarna måste utföra i projektet.

Varje bestämningsfaktor graderas på en skala mellan 1-4 utifrån nedanstående frågeställningar.

• D – Efter hur lång tid (medel) är milstolpar inplanerade? Hur ofta granskas projektet? Om svaret är mindre än två månader får frågan värdet 1, om tiden är mellan två till fyra månader får frågan värdet 2, mellan fyra och åtta ger värdet 3 och är det mer än åtta månader blir värdet 4.
• I – Finns det tillräckligt med tid att bedriva arbetet? Om ledaren är en och om arbetsgruppens har färdighet/resurser att slutföra projektet får frågan värdet 1. Om arbetsgruppen brister gällande färdighet får frågan värdet 4. Om arbetsgruppen är kapabel någonstans mittemellan får frågan värdet 2 eller 3.
• C1 – Kommunicerar ledningen regelbundet syftet med projektet och dess betydelse för att lyckas? Är budskapet övertygande? Är budskapet konsekvent? Har ledningen frigjort tillräckligt med resurser till projektet? Om ledningen har, genom handling och ord, tydligt kommunicerat behovet av projektet får frågan värdet 1. Om ledningen upplevs neutral får frågan värdet 2 eller 3. Om det finns ett visst motstånd bland ledare får fråga värdet 4.
• C2 – Förstår medarbetarna som påverkas av projektet syftet och upplever medarbetarna att det är värt ansträngningen? Är medarbetarna entusiastiska och stödjer projektet, eller är de oroade och obstruktiva? Om medarbetarna är engagerade och angelägna att ta tag i förändringen får frågan värdet 1. Om medarbetarna uppfattas som villiga får frågan värdet 2. Är de motsträviga eller motarbetar projektet får frågan värdet 3 eller 4.
• E – Vad är den procentuella ökningen av arbetsinsats som medarbetarna måste göra för att projektet ska kunna genomföras? Finns det utrymme för denna ökade arbetsansträngningen? Om projektet kräver mindre än 10 procent extra arbete för medarbetarna får frågan värdet 1. Om det är mellan 10-20 procent är värdet 2, mellan 20-40 procent är värdet 3 och om det krävs mer än 40 procent mer arbete får frågan värdet 4.

Är det DICE-värdet mellan 7-14 har projektet en bra grund för att lyckas. Är värdet mellan 14-17 finns det risker och projektet är inom orozonen. Är DICE-värdet över 17 är projektet mycket riskfylld och är värdet över 19 kommer projektet sannolikt att misslyckas.

DICE-kalkylen är användbar när olika personer ska bedöma projekt. När kalkylen visar på olika värden provoceras en dialog fram gällande frågan ”varför ser vi/beräknar vi olika på det gällande projektet?”. Det har visat sig att detta förfaringssätt, att ett flertal olika personer kalkylerar på samma projekt, är mycket användningsbart vid andra större projekt där projektet påverkar andra verksamheter och arbetsplatser inom samma organisation.

Källa

Harv Bus Rev. 2005 Oct;83(10):108-18, 158.